Der Verwaltungsbeirat – Aufgaben, Zusammensetzung, Wahl und Vergütung

Der Verwaltungsbeirat besteht in der Regel aus drei Mitgliedern. Laut der WEG-Reform von 2020 gibt es keine vorgeschriebene Anzahl an Verwaltungsbeiräten mehr. Im Wesentlichen ist er ein Kontroll- und Hilfsorgan für den Verwalter und die Wohnungseigentümergemeinschaft. Die Gründung eines Verwaltungsbeirats geschieht auf freiwilliger Basis und ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Lediglich durch die Teilungserklärung kann ein Verwaltungsbeirat (mitsamt seiner Aufgaben) zur Pflicht werden.

 

Aufgaben des Verwaltungsbeirats

Die Aufgaben des Verwaltungsbeirats sind sehr vage im Gesetz geregelt. Gemeinschaftsordnung oder auch in einigen Fällen Beschlüsse können die Aufgaben des Verwaltungsbeirats präzisieren und erweitern. Wer dies bereits in der Teilungserklärung berücksichtigt, kann viele Unklarheiten vermeiden.

 

Aufgaben des Verwaltungsbeirats laut Wohnungseigentumsgesetz

Im § 29 WEG sind die Aufgaben und Pflichten des Verwaltungsbeirats geregelt. Diese bestehen laut Gesetz lediglich:

a) In der Unterstützung des Verwalters bei der Durchführung seiner Arbeiten.

b) In der Prüfung von Wirtschaftsplan, den Abrechnungen über den Wirtschaftsplan, der Rechnungslegungen und Kostenanschlägen. Bevor die Wohnungseigentümergemeinschaft Beschlüsse fasst, sind vom Verwaltungsrat Stellungsnahmen zu o.g. Prüfungen vorzunehmen.

Die zentrale Aufgabe des Verwaltungsbeirats ist es, die Jahresabrechnung und den Wirtschaftsplan hinsichtlich der inhaltlichen und formellen Richtigkeit zu überprüfen. Hier kann er Einsicht in die notwendigen Unterlagen des Verwalters verlangen und ist auch berechtigt vom Verwalter Auskünfte bzw. Erklärungen zu erhalten.

Zur Unterstützung des Verwalters gehören - auf Bitte des Verwalters - z.B. die Kontrolle der Einhaltung der Hausordnung oder die gemeinsame Ansetzung von Tagesordnungspunkten der Eigentümerversammlung. Ferner ist der Verwaltungsbeirat Ansprechpartner des Verwalters.

 

Was gehört nicht zu den Aufgaben des Beirats?

Die Befugnisse eines Verwaltungsbeirats werden oft überschätzt. In dem Glauben für Recht und Ordnung zu sorgen, werden häufig Aufgaben eines Hauswarts oder eines Aufsichtsrats übernommen. Daher werden hier kurz einige Aufgaben und Befugnisse genannt, die der Verwaltungsbeirat nicht hat:

 

Der Verwaltungsbeirat ist nicht gegenüber anderen Wohnungseigentümern weisungsberechtigt.

Er ist kein berechtigter Vertreter der Wohnungseigentümergemeinschaft gegenüber der Verwaltung oder anderen Auftragnehmern.

In seiner Hilfsfunktion für den Verwalter kann er nur auf Bitte des Verwalters tätig werden und nicht selbständig die Initiative ergreifen.

Zu den genannten Aufgaben gemäß § 29, können durch Vereinbarungen in der Teilungserklärung weitere Befugnisse des Verwaltungsbeirats hinzukommen.

Aus den genannten Aufgaben und Befugnissen des Verwaltungsbeirats wird deutlich, dass ein erhöhtes Haftungsrisiko besteht.

 

Haftung des Verwaltungsbeirats

Auch wenn in der Praxis der Verwaltungsbeirat relativ selten haftbar gemacht wird, so besteht ein erhöhtes Risiko. Insbesondere die Prüfungspflicht der Jahresabrechnung ist für den Verwaltungsbeirat mit einem Risiko verbunden. Er macht sich unter Umständen mit seinem Privatvermögen gegenüber der Wohnungsgemeinschaft haftbar. Da dieses Thema sehr umfangreich ist, haben wir den Haftungsrisiken des Verwaltungsbeirats einen extra Blogartikel gewidmet.

 

Zusammensetzung des Verwaltungsbeirats

Mitglied des Verwaltungsbeirats kann laut Gesetz nur ein Wohnungs- oder Teileigentümer sein. Mieter, Nießbraucher, Dauerwohnberechtigte oder sonstige externe Personen stehen damit nicht zur Wahl.

 

Es kann jedoch in der Teilungserklärung vereinbart werden (Achtung hierzu reicht nicht ein Beschluss in der Eigentümerversammlung), dass auch externe Personen zum Verwaltungsbeirat gewählt werden dürfen. Dies berechtigt diese externen Personen jedoch noch nicht, auch an den Eigentümerversammlungen teilnehmen zu dürfen.

 

Es ist nirgendwo geregelt, welche Qualifikationen ein Verwaltungsbeirat mitbringen sollte. Empfehlenswert ist es, dass zumindest ein kaufmännisches und rechtliches Grundverständnis vorhanden ist, um beispielsweise Jahresabrechnungen nachvollziehen zu können.

Idealerweise setzt sich der Verwaltungsbeirat aus Personen mit unterschiedlichen Kenntnissen zusammen, so dass technisches, rechtliches und kaufmännisches Know-how im Beirat vorhanden ist.

 

Ferner ist es dem Verwaltungsbeirat auch nicht gestattet, sich durch andere Personen bei seinen Amtsaufgaben vertreten zu lassen. Daher sollten Sie sich gut überlegen, ob Sie als Verwaltungsbeirat den Aufgaben auch zeitlich gerecht werden können.

 

Personenanzahl im Verwaltungsbeirat

Gemäß § 29 WEG galt vor der WEG-Reform, dass sich der Verwaltungsbeirat aus drei Personen zusammensetzt. Laut der WEG-Reform von 2020 gibt es keine vorgeschriebene Anzahl an Verwaltungsbeiräten mehr. Sollte ein Verwaltungsbeirat über mehrere Mitglieder verfügen, so gilt es einen Stellvertreter oder Vorsitzenden zu bestimmen. Personen dürfen sich nicht vereint zur Wahl aufstellen lassen, sondern lediglich einzeln. Darüber hinaus wird in Bezug auf jedes potentielle Beiratsmitglied einzeln abgestimmt. In diesem Zusammenhang dürfen sich die Kandidaten auch selbst wählen.

In der Praxis bewährt hat sich auch die Wahl eines Nachrückkandidaten, der das Amt übernimmt, sobald ein Mitglied aus dem Verwaltungsbeirat ausscheidet. Ist kein Nachrückkandidat vorhanden, sollte eine Neuwahl des Verwaltungsbeirats stattfinden.

 

Warum einen Beirat gründen?

Der Gesetzgeber sieht nicht zwingend die Bestellung eines Verwaltungsbeirats vor. Es ist jedoch empfehlenswert ab einer gewissen Größe der Wohnungseigentümergemeinschaft einen Verwaltungsbeirat zu wählen. Einerseits können durch die Kontrollfunktion des Verwaltungsbeirats Fehler vermieden werden und andererseits kann durch die Hilfsfunktion des Beirats die Verwaltungsleistung verbessert werden.

 

Wahl des Verwaltungsbeirats

Der Verwaltungsbeirat sollte im Rahmen der Wohnungseigentümerversammlung gewählt werden. Hierbei ist darauf zu achten, dass eine Stimmenmehrheit zur Wahl notwendig ist. Wird also über alle Kandidaten in einer einzigen Wahl abgestimmt, so wird kaum die erforderliche Mehrheit zu erzielen sein, sondern lediglich eine relative Mehrheit, die nicht ausreichend ist. Stimmen Sie also über die Kandidaten einzeln ab!

 

Ob eine Wahl einer gesamten Kandidatengruppe in einem Wahlgang möglich ist, ist strittig. Das Kammergericht in Berlin entschied sich für die Zulässigkeit einer Blockwahl der drei Verwaltungsbeiräte (vgl. Schnabel (2013) - Handbuch für die Verwalterpraxis).

 

Die maximale Dauer, für die ein Verwaltungsbeirat gewählt werden kann, ist gesetzlich nicht vorgegeben. Ohne einen entsprechenden Beschluss über die Amtsenthebung bzw. die Wahl eines anderen Beirats, bleibt der Beirat also im Amt. Die Bestellungsdauer kann per Beschluss allerdings auch schon im Vorhinein geregelt werden. Es ist empfehlenswert die Tätigkeit jedoch nicht gleichzeitig mit der Verwaltungstätigkeit enden zu lassen, um nicht ein Handlungsvakuum entstehen zu lassen.

 

Der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats kann durch die Wohnungseigentümer bestimmt werden. Ist dies nicht passiert oder vorgesehen, so können die Beiratsmitglieder den Vorsitzenden wählen.

 

Der Verwaltungsbeiratsvorsitzende

Gemäß § 24 WEG ist der Verwaltungsbeiratsvorsitzende verpflichtet - im Falle eines nicht vorhandenen Verwalters – die Eigentümerversammlung einzuberufen. Dies gilt auch, wenn der Verwalter sich – aus welchen Gründen auch immer – weigern sollte, eine Eigentümerversammlung einzuberufen. Ebenfalls im § 24 WEG ist geregelt, dass der Beiratsvorsitzende die Protokolle der Wohnungseigentümerversammlung zu unterzeichnen hat. Ist niemand als Vorsitzender gewählt, so sollten alle Vertreter des Beirats diese Funktion übernehmen.

 

Vergütung des Beirats

Nach § 670 BGB hat der Verwaltungsbeirat einen Anspruch, seine Aufwendungen ersetzt zu bekommen. Mit dem Amt verbunden sind oftmals erhöhte Telefon-, Porto-, Kopier- und Fahrtkosten. In der Regel wird für diese Kosten eine Pauschale als „Aufwandsentschädigung“ beschlossen. Es kann jedoch auch eine Erstattung nach Vorlage der Einzelnachweise über die Kosten erfolgen.

 

Soll der Beirat weit über seine Aufwendungen hinaus vergütet werden, ist ein einstimmiger Beschluss notwendig. Insbesondere bei höheren Vergütungen ist jedoch zu beachten, dass dies auch steuerrechtliche Konsequenzen mitbringt. Daher wird in der Regel nur der Aufwand des Beirats abgegolten.

 

Die 5 wichtigsten Tipps zur Bestellung des Verwaltungsbeirats

1. Lassen Sie über jedes Verwaltungsbeiratsmitglied einzeln abstimmen, da eine Stimmenmehrheit notwendig ist (eine relative Mehrheit reicht nicht aus).

2. Prüfen Sie, wie viel Mitglieder der Verwaltungsbeirat haben sollte. Es sind drei Mitgleider zu empfehlen.

3. Regeln Sie nach Möglichkeit klar die Kompetenzen des Verwaltungsbeirats und verlangen Sie nicht zu viel von den Amtsträgern.

4. Versuchen Sie mindestens einen Nachrücker für den Verwaltungsbeirat wählen zu lassen. Dies ist nützlich, falls ein Mitglied des Beirats ausscheidet.

5. Überschreiten Sie als Verwaltungsbeirat nicht Ihre Kompetenzen. Auf diese Weise minimieren Sie Haftungsrisiken.